Import surowców spoza Unii Europejskiej, sprzedaż produktów na rynki zagraniczne czy przewóz towaru przez kilka państw to nie tylko kwestia zorganizowania transportu. W międzynarodowym łańcuchu dostaw równie ważne są formalności związane z prawidłowym przemieszczaniem towarów pomiędzy obszarami celnymi.

Właśnie tutaj pojawia się obsługa celna.

Jej znaczenie jest szczególnie widoczne w przypadku przedsiębiorstw regularnie prowadzących handel z krajami spoza Unii Europejskiej. Odpowiednie zgłoszenie towaru, zastosowanie właściwej procedury, ustalenie jego pochodzenia czy zabezpieczenie należności celno-podatkowych mogą mieć bezpośredni wpływ na czas, koszt oraz płynność całej operacji logistycznej.

Profesjonalna obsługa celna nie sprowadza się więc jedynie do „odprawienia samochodu na granicy”. Jest elementem znacznie szerszego procesu łączącego transport, magazynowanie, dokumentację oraz obrót międzynarodowy.

Czym jest obsługa celna?

Obsługa celna to kompleks czynności związanych z dopełnieniem obowiązków celnych przy przemieszczaniu towarów w handlu międzynarodowym.

Zakres takich usług zależy od konkretnego łańcucha dostaw. Może obejmować zarówno przygotowanie pojedynczego zgłoszenia celnego, jak również kompleksową obsługę przedsiębiorstwa regularnie importującego lub eksportującego towary.

W praktyce w ramach obsługi celnej mogą być realizowane między innymi:

• odprawy importowe,
• odprawy eksportowe,
• procedury tranzytowe,
• przygotowanie zgłoszeń celnych,
• rejestracja przedsiębiorstw w wymaganych systemach,
• zabezpieczanie należności celno-podatkowych,
• obsługa procedur specjalnych,
• potwierdzanie statusu celnego towaru,
• przygotowywanie dokumentacji dotyczącej pochodzenia towaru,
• obsługa składu celnego,
• obsługa obowiązków związanych z INTRASTAT,
• reprezentowanie przedsiębiorcy przed właściwymi instytucjami.

W przypadku operacji importowych, eksportowych i tranzytowych przedsiębiorcy działający w unijnym systemie celnym posługują się m.in. numerem EORI, który służy do jednoznacznej identyfikacji operatora gospodarczego w kontaktach z organami celnymi. Komisja Europejska wskazuje, że EORI jest wymagany przy operacjach celnych takich jak import, eksport czy tranzyt.

Obsługa celna a odprawa celna – czy to oznacza to samo?

Pojęcia te są często stosowane zamiennie, jednak obsługa celna jest pojęciem szerszym niż sama odprawa celna.

Odprawa jest konkretnym elementem procesu. Dotyczy formalności wymaganych w związku z objęciem towaru określoną procedurą celną.

Obsługa celna może natomiast rozpocząć się znacznie wcześniej i obejmować również przygotowanie przedsiębiorstwa i dokumentacji do prawidłowej realizacji całej operacji.

Można więc uprościć ten podział:

obsługa celna → cały proces i wsparcie przedsiębiorcy

odprawa celna → określona czynność lub etap tego procesu

W praktyce im bardziej rozbudowany jest międzynarodowy łańcuch dostaw, tym większe znaczenie ma spojrzenie na kwestie celne jako na jeden spójny proces, a nie zbiór pojedynczych formalności.

Kiedy przedsiębiorstwo potrzebuje obsługi celnej?

Znaczenie formalności celnych staje się szczególnie istotne w przypadku przepływu towarów pomiędzy Unią Europejską a państwami trzecimi.

Przykładowe sytuacje to:

• import komponentów produkcyjnych z Azji,
• eksport produktów z Polski do państwa spoza UE,
• sprowadzanie towarów handlowych z państw trzecich,
• tranzyt towarów przez terytorium kilku państw,
• reeksport wcześniej sprowadzonych produktów,
• czasowe składowanie towarów nieunijnych,
• wykorzystanie procedur specjalnych.

Każda z takich operacji może wymagać innego sposobu postępowania.

Dlatego z punktu widzenia przedsiębiorcy podstawowe pytanie nie powinno brzmieć wyłącznie „jak odprawić towar?”, ale przede wszystkim:

jaka procedura będzie właściwa dla konkretnego modelu przepływu towaru?

To szczególnie ważne przy regularnym imporcie i eksporcie, gdzie sposób organizacji odpraw wpływa na cały łańcuch dostaw.

Na czym polega odprawa importowa?

Import towaru z państwa trzeciego do Unii Europejskiej wiąże się z koniecznością zastosowania odpowiedniej procedury celnej.

W praktyce odprawa importowa wymaga prawidłowego określenia między innymi:

• importera,
• rodzaju i klasyfikacji towaru,
• jego wartości,
• pochodzenia,
• dokumentów towarzyszących przesyłce,
• właściwej procedury,
• należności związanych z importem.

Nie wszystkie produkty podlegają dokładnie takim samym wymogom.

Znaczenie może mieć nie tylko sam rodzaj produktu, lecz także kraj jego pochodzenia, przeznaczenie, zastosowane preferencje handlowe czy regulacje dotyczące konkretnej grupy towarowej.

Dlatego błąd na etapie dokumentacji może prowadzić do dodatkowych wyjaśnień, konieczności uzupełnienia informacji i w konsekwencji zaburzyć planowany przepływ towaru.

Dlaczego pochodzenie towaru jest istotne?

Kraj wysyłki i pochodzenie produktu nie zawsze oznaczają to samo.

Towar może zostać wysłany przykładowo z magazynu w jednym państwie, ale posiadać pochodzenie z innego kraju.

Pochodzenie może wpływać między innymi na możliwość skorzystania z preferencyjnego traktowania taryfowego wynikającego z odpowiednich porozumień handlowych.

Komisja Europejska wskazuje, że przy korzystaniu z preferencji celnych konieczne może być odpowiednie potwierdzenie pochodzenia towaru, a forma takiego dowodu zależy od właściwego porozumienia handlowego. Mogą to być m.in. określone świadectwa lub oświadczenia o pochodzeniu.

Dlatego w prawidłowo zorganizowanej obsłudze celnej dokumentacja pochodzenia nie jest dodatkiem – może być jednym z kluczowych elementów całej operacji.

Procedura tranzytu – gdy towar jest w drodze

Nie każdy towar wjeżdżający na obszar celny Unii Europejskiej musi zostać od razu dopuszczony do obrotu w miejscu, w którym przekracza granicę.

Do takich sytuacji służy między innymi procedura tranzytu.

Tranzyt celny umożliwia przemieszczanie towarów pod dozorem celnym pomiędzy określonymi punktami, przy czasowym zawieszeniu należności i części środków, które byłyby stosowane przy imporcie. Dzięki temu formalności związane z właściwą odprawą mogą zostać wykonane w miejscu docelowym, zamiast w punkcie pierwszego wprowadzenia towaru na dany obszar celny.

Dobrze obrazuje to prosty przykład.

Towar dociera do europejskiego portu, ale jego docelowym miejscem jest magazyn położony w innym kraju lub regionie. Zastosowanie odpowiedniej procedury tranzytowej może pozwolić na przemieszczenie go pod dozorem celnym do wskazanego miejsca i zakończenie kolejnego etapu procedury dopiero tam.

W praktyce procedury tranzytowe są więc istotnym narzędziem organizacji międzynarodowych łańcuchów dostaw.

Skład celny – czym jest i kiedy warto z niego korzystać?

Jednym z bardziej interesujących rozwiązań dla importerów jest skład celny.

W największym uproszczeniu jest to miejsce zatwierdzone do składowania towarów objętych odpowiednią procedurą celną.

W przypadku towarów nieunijnych pozwala ono odsunąć w czasie moment, w którym towary zostaną dopuszczone do obrotu i powstaną związane z tym należności.

Według Komisji Europejskiej towary nieunijne znajdujące się w procedurze składowania celnego pozostają pod dozorem organów celnych, a należności importowe stają się co do zasady wymagalne dopiero przy późniejszym dopuszczeniu ich do swobodnego obrotu. Towar może również zostać następnie objęty inną właściwą procedurą lub wyprowadzony poza UE.

Jakie korzyści może zapewnić skład celny?

W zależności od sytuacji przedsiębiorstwa wykorzystanie składu celnego może pozwolić na:

• zawieszenie należności celno-podatkowych podczas składowania,
• dopuszczanie do obrotu tylko potrzebnej w danym momencie części towaru,
• wykorzystanie funkcji tranzytowej,
• reeksport towarów pochodzących z państw trzecich,
• elastyczniejsze zarządzanie zapasem pochodzącym spoza UE.

Dlaczego dokumentacja celna ma tak duże znaczenie?

W handlu międzynarodowym fizyczny transport towaru jest tylko jednym z dwóch równoległych przepływów.

Pierwszy to:

przepływ towaru.

Drugi to:

przepływ informacji i dokumentów.

Jeżeli samochód, kontener lub inna jednostka transportowa dociera do celu zgodnie z harmonogramem, ale dokumenty są niekompletne albo dane się nie zgadzają, cały łańcuch może przestać działać zgodnie z planem.

Problemy mogą wynikać chociażby z:

• nieprawidłowego opisu produktu,
• niespójności pomiędzy dokumentami,
• problemów z klasyfikacją towaru,
• błędnego określenia pochodzenia,
• brakujących dokumentów,
• zastosowania niewłaściwej procedury,
• nieprawidłowo przygotowanych danych podmiotu.

Dlatego dobra obsługa celna zaczyna się często jeszcze przed rozpoczęciem transportu.

Certyfikacja AEO – co oznacza?

Przy wyborze partnera odpowiedzialnego za obsługę celną można spotkać się ze skrótem AEO – Authorised Economic Operator, czyli upoważniony przedsiębiorca.

Nie jest to zwykły certyfikat marketingowy.

Program AEO funkcjonuje w ramach unijnego systemu celnego. Status przyznawany jest podmiotom spełniającym określone wymagania związane m.in. z przestrzeganiem przepisów celnych i podatkowych, odpowiednim prowadzeniem dokumentacji czy – zależnie od rodzaju pozwolenia – standardami bezpieczeństwa oraz kompetencjami zawodowymi.

Posiadacze odpowiedniego statusu AEO mogą korzystać z przewidzianych w przepisach ułatwień, w tym – zależnie od rodzaju pozwolenia – łatwiejszego dostępu do określonych uproszczeń, mniejszej liczby wybranych kontroli czy priorytetowego traktowania, jeżeli przesyłka zostanie wytypowana do kontroli.

OMEGA Pilzno posiada międzynarodową certyfikację AEO, co potwierdza spełnienie odpowiednich wymagań w zakresie współpracy z administracją celną i realizacji procesów celnych.

Obsługa celna a transport – dlaczego warto łączyć te procesy?

W tradycyjnym modelu przedsiębiorca może współpracować osobno z:

• przewoźnikiem,
• spedytorem,
• magazynem,
• podmiotem zajmującym się odprawami,
• kolejnymi uczestnikami procesu.

Każdy z nich odpowiada wtedy za własny fragment łańcucha.

Problem pojawia się na styku tych fragmentów.

To właśnie tam najczęściej potrzebny jest szybki przepływ informacji: samochód czeka na dokument, magazyn czeka na zwolnienie towaru, przewoźnik potrzebuje numeru procedury, a odbiorca chce znać rzeczywisty termin dostawy.

Dlatego integracja obsługi celnej z usługami logistycznymi może istotnie uprościć organizację całego procesu.

Operator posiadający kompetencje transportowe, magazynowe i celne może patrzeć na przepływ towaru szerzej – od momentu rozpoczęcia przewozu aż do zakończenia wymaganych formalności i dalszej dystrybucji.

Obsługa przed dodatkowymi instytucjami

W przypadku niektórych rodzajów produktów sama obsługa zgłoszenia celnego może nie wyczerpywać wszystkich formalności.

W zależności od rodzaju towaru konieczny może być kontakt również z instytucjami odpowiadającymi za określone kontrole.

OMEGA Pilzno reprezentuje przedsiębiorców m.in. przed:

• WIORiN,
• WIJHARS,
• organami Państwowej Inspekcji Sanitarnej,
• Inspekcją Weterynaryjną.

Ma to szczególne znaczenie w łańcuchach dostaw obejmujących produkty spożywcze, rolne, roślinne lub inne grupy towarowe podlegające szczególnym wymaganiom.

INTRASTAT a obsługa celna

Nie każda forma raportowania związana z przepływem towarów dotyczy klasycznej odprawy importowej lub eksportowej.

Przedsiębiorstwa realizujące obrót towarowy wewnątrz Unii Europejskiej mogą również podlegać obowiązkom statystycznym w ramach systemu INTRASTAT, jeżeli spełniają określone kryteria.

Dlatego kompleksowa obsługa przedsiębiorstwa prowadzącego handel międzynarodowy może obejmować również przygotowywanie wymaganych zgłoszeń dotyczących obrotu wewnątrzwspólnotowego.

Najczęstsze błędy przy organizacji odpraw celnych

Pozostawianie formalności na ostatnią chwilę

Towar jest już w drodze, a dopiero wtedy rozpoczyna się kompletowanie informacji potrzebnych do odprawy.

To jeden z najprostszych sposobów na wygenerowanie niepotrzebnych opóźnień.

Traktowanie kraju wysyłki jako kraju pochodzenia

Nie zawsze są to te same państwa.

Pochodzenie ustala się według określonych reguł i może ono mieć istotne konsekwencje celne.

Koncentracja wyłącznie na cenie transportu

Najtańszy przewóz nie musi oznaczać najniższego kosztu całej operacji.

Jeżeli problemy z dokumentacją powodują przestój samochodu, kontenera lub magazynu, oszczędność na jednym etapie może szybko stracić znaczenie.

Brak analizy dostępnych procedur

Standardowe dopuszczenie całej partii towaru do obrotu nie zawsze musi być jedynym rozwiązaniem.

W zależności od modelu biznesowego warto przeanalizować między innymi możliwość wykorzystania tranzytu lub składu celnego.

Rozproszenie odpowiedzialności

Jeżeli transport, magazynowanie i formalności celne realizują całkowicie niezależne podmioty, przedsiębiorca sam musi koordynować przepływ informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesu.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o obsługę celną

Co obejmuje obsługa celna?

Obsługa celna może obejmować między innymi odprawy importowe i eksportowe, tranzyt, przygotowywanie zgłoszeń, zabezpieczanie należności celno-podatkowych, obsługę procedur specjalnych, dokumentację pochodzenia towarów czy wykorzystanie składu celnego. Dokładny zakres zależy od charakteru transakcji i przepływu towaru.

Czym różni się obsługa celna od odprawy celnej?

Odprawa celna jest jednym z elementów szerszej obsługi celnej. Kompleksowa obsługa może obejmować przygotowanie do odprawy, weryfikację dokumentów, reprezentowanie przedsiębiorcy i realizację innych obowiązków związanych z obrotem międzynarodowym.

Co to jest odprawa importowa?

Odprawa importowa obejmuje formalności konieczne przy wprowadzaniu określonych towarów z państwa trzeciego na obszar celny Unii Europejskiej oraz objęciu ich właściwą procedurą.

Co to jest odprawa eksportowa?

Odprawa eksportowa związana jest z formalnościami dotyczącymi wyprowadzenia towaru poza obszar celny Unii Europejskiej.

Co to jest tranzyt celny?

Tranzyt jest procedurą umożliwiającą przemieszczanie określonych towarów pod dozorem celnym pomiędzy wskazanymi punktami, przy czasowym zawieszeniu należności mających zastosowanie przy imporcie.

Co to jest skład celny?

Skład celny umożliwia składowanie towarów nieunijnych pod dozorem organów celnych bez konieczności natychmiastowego dopuszczania ich do swobodnego obrotu. Może dzięki temu pełnić ważną funkcję w zarządzaniu importem i zapasem przedsiębiorstwa.

Co oznacza certyfikat AEO?

AEO oznacza status upoważnionego przedsiębiorcy funkcjonujący w ramach systemu celnego Unii Europejskiej. Przyznawany jest przedsiębiorcom spełniającym określone kryteria i może wiązać się z przewidzianymi przepisami ułatwieniami celnymi.

Czy obsługę celną można połączyć z transportem?

Tak. W przypadku operatora logistycznego świadczącego zarówno usługi transportowe, jak i celne możliwe jest skoordynowanie obu obszarów w ramach jednego łańcucha dostaw. Jest to szczególnie istotne w regularnym imporcie, eksporcie i tranzycie towarów.

Kiedy warto skorzystać ze składu celnego?

Skład celny może być przydatny między innymi wtedy, gdy przedsiębiorca importuje większą partię towaru, ale nie chce od razu dopuszczać całej ilości do obrotu. Pozwala to elastyczniej zarządzać dalszym przeznaczeniem zapasu.

Czy każdy import spoza Unii Europejskiej wygląda tak samo?

Nie. Zakres formalności zależy m.in. od rodzaju towaru, jego klasyfikacji, pochodzenia, wartości, kraju, z którego pochodzi, oraz procedury, którą ma zostać objęty. W określonych przypadkach wymagane mogą być również dodatkowe dokumenty lub kontrole.