Kiedy przekazać obsługę procesów operatorowi logistycznemu? – 4 sprzyjające okoliczności

Współczesny operator logistyczny jest ważnym partnerem dla nowoczesnego przedsiębiorstwa. Transport i składowanie towarów są bowiem nieodłącznym elementem wymiany handlowej, niezależnie od rodzaju wytwarzanego produktu. Zlecenie obsługi przepływu własnych wyrobów zewnętrznej firmie może być jednym z najlepszych posunięć.

Dla firm produkcyjnych, których działalność wymaga transportu i składowania towarów czy półproduktów, są dwie zupełnie różne drogi postępowania. Jedną jest inwestycja w tworzenie własnych magazynów, kompletowanie taboru ciężarówek, zatrudnianie ludzi i samodzielna obsługa tego obszaru działalności. Dlaczego bardzo rzadko okazuje się to dobrym wyborem, wyjaśniamy w jednym z artykułów opublikowanych na naszym blogu, w którym udowadniamy, że logistyka kontraktowa jest tańsza niż własny magazyn.

Drugą drogą jest outsourcing obsługi logistycznej, na którą może składać się zarówno magazynowanie towarów, jak i dystrybucja oraz szereg innych usług, wśród których wymienić można np. obsługę celną.

Zadania operatora logistycznego przy obsłudze procesów

Biorąc pod uwagę, że wybór pomiędzy obiema ścieżkami nie jest prosty, poprzedza go przeważnie długotrwały okres wewnętrznych analiz. Znając rozterki przedsiębiorstw w tym obszarze, postanowiliśmy zaprezentować cztery impulsy do przekazania logistyki operatorowi.

Impuls 1: Nowy projekt – ekspansja przedsiębiorstwa z operatorem logistycznym

Otwieranie nowych rynków (pod względem geograficznym) zazwyczaj wiąże się ze sporym wysiłkiem. Potrzebne są zasoby, by sprostać zwiększonej produkcji. Zwykle konieczny jest wydatek na marketing, który pomoże poinformować potencjalnych klientów o naszej obecności na nowym rynku i zachęcić ich do wyboru naszych produktów. Do całej wyliczanki zadań dochodzą jeszcze wyzwania związane z transportem i logistyką na nowym obszarze.

Przedsiębiorstwa stojące przed takim zadaniem zwykle początkowo działają zdalnie. Jeśli okaże się, że – pisząc kolokwialnie – rynek „wypalił”, można zacząć się zastanawiać nad przeniesieniem się na stałe z przedstawicielstwem firmy albo właśnie magazynem. Czy jednak musi to być obiekt wybudowany przez nas? Oczywiście, że nie. Dobrym przykładem przedsiębiorstwa, które przy ekspansji rynkowej stawia na zewnętrznych operatorów logistycznych, jest Zalando. Dzięki temu, rozszerzając swoją działalność, firma unika konieczności inwestycji w infrastrukturę oraz pracowników, koniecznych do obsługi własnych magazynów.

Podobnym impulsem do podjęcia współpracy z zewnętrznym operatorem logistycznym jest okoliczność rozszerzenia lub ulepszenia oferty. Załóżmy, że producent z podkarpacia ma ambicję, by jego klienci z całej Polski dostawali towar w kolejny dzień po zamówieniu. Gdy dysponuje jedynie własnym magazynem zlokalizowanym na południu Polski, realizacja takiego celu nie będzie możliwa. Jeśli jednak wynajmie magazyn wraz z obsługą logistyczną w centralnej części kraju, to jego ambicje będą łatwiejsze do spełnienia.

Impuls 2: Nagły wzrost popytu – logistyka kontraktowa ratunkiem przy klęsce urodzaju

Przedsiębiorstwo produkcyjne może zmagać się z kryzysem nie tylko, gdy brakuje chętnych do zakupu jego wyrobów. Bywa, że trudną sytuacją okazuje się nagłe zwiększenie popytu. Wiąże się ono z koniecznością błyskawicznej reakcji w wielu obszarach działalności, z których najważniejszym jest oczywiście produkcja. Zwiększone zapotrzebowanie na towary przedsiębiorstwa musi jednak mieć również odzwierciedlenie w przeskalowaniu operacji logistycznych. Outsourcing tego typu zadań może okazać się w tej sytuacji nie tylko najskuteczniejszym, ale także najszybszym rozwiązaniem.

Warto sobie uświadomić, że braki infrastrukturalne nie muszą wynikać jedynie z niewystarczającej przestrzeni do składowania towarów. Wzrost sprzedaży wiąże się z całą lawiną problemów logistycznych, którym trzeba sprostać. Od braku pracowników, przez braki w dostępności pojazdów do transportu, po prozaiczny brak miejsca na parkingu dla ciężarówek. Prowadząc własną logistykę, przedsiębiorstwo produkcyjne musi zająć się samodzielnie ugaszeniem każdego z tych pożarów. Czy warto tracić na to czas, kiedy najważniejszą działalnością firmy jest produkcja i tutaj posiadamy największy know-how?

Dodać do tego należy również, że magazyn jest dla producentów złem koniecznym. Ważniejsze z ich punktu widzenia jest to, aby produkt jak najszybciej trafił do klienta. W idealnej sytuacji towar w magazynie spędza jeden dzień. Stąd niezwykle istotna okazuje się wydajność magazynu, która zależy od szeregu czynników, wśród których warto wymienić dostępność doświadczonych pracowników. Wydajny operator logistyki ma zasoby, by wprowadzić np. system wielozmianowy czy rozszerzyć okres funkcjonowania magazynu również na weekendy. Dzięki czemu łatwiej rozładuje nawał pracy związany ze wzrostem zamówień.

Impuls 3: Peak sprzedażowy – operator logistyczny rzuca koło ratunkowe w sezonie

Nie każdy producent może liczyć na to, że jego cały towar sprzeda się w tym samym miesiącu, w którym został wyprodukowany. Istnieje wiele branż, dla których sezonowość sprzedaży jest chlebem powszednim.

PRZYKŁAD 1: Najbardziej ekstremalnym przykładem są producenci zniczy, którzy ponad 85% swoich wyrobów zamieniają w gotówkę tylko w przeciągu kilku dni w roku. Produkcja zniczy trwa na okrągło, a wielkie zasoby produktu składowane są w magazynach. Tam czekają na okolice dnia Wszystkich Świętych, kiedy zaczyna się ich dystrybucja.

PRZYKŁAD 2: Innym sektorem rynku, który zmaga się z podobnym problemem – choć na o wiele mniejszą skalę – jest branża napojów. Tu największa sprzedaż wypada latem. Pomimo tego producenci wody, napojów gazowanych czy piwa wytwarzają swoje wyroby przez cały rok, a część z nich trafia do magazynów, gdzie czekają na wzrost zapotrzebowania związany z wyższymi temperaturami powietrza.

PRZYKŁAD 3: Przy okazji świąt Bożego Narodzenia wytwórcy produktów często wybieranych na prezenty zmagają się z szeregiem wyzwań logistycznych. Oczywistym zadaniem jest transport i dystrybucja towaru, ale święta – z uwagi na swoją specyfikę – dodają pracy w obszarze kompletacji. Produkty są bardzo często łączone w zestawy świąteczne, składające się z kilku elementów, zamkniętych w specjalnym opakowaniu.

Każdy z powyższych przykładów wiąże się z nagłym wzrostem sprzedaży, na który trzeba się przygotować. Jednakże dla wielu producentów peak jest tak duży, że niemożliwe jest zapewnienie odpowiednich zasobów logistycznych, pozwalających na jego obsłużenie. Rozwiązaniem jest wtedy przekazanie magazynowania, kompletacji i dystrybucji operatorowi logistycznemu. Najważniejsza jest tu bowiem kwestia bezpieczeństwa i wiarygodności w oczach klientów.

Wróćmy do przykładu związanego ze zniczami. Producent tego typu wyrobów nie będzie miał w roku drugiej szansy na spieniężenie całej produkcji. Dla niego kwestią najwyższej wagi jest niezawodne rozwiązanie logistyczne, oferowane przez operatora godnego zaufania. Jakiekolwiek problemy z dystrybucją i przepływem towarów w kluczowym momencie sezonu mogą zniweczyć sprzedaż i zaważyć na kontraktach handlowych na kolejny rok. Producent, który sprzedaje niemal wszystkie swoje wyroby w okresie kilku dni w roku, nie może sobie na to pozwolić.

Impuls 4: Aktualne rozwiązanie szwankuje – w poszukiwaniu usług logistycznych najwyższej jakości

Problemy w łańcuchu dostaw mogą skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorstwa produkcyjnego. Za przykład weźmy sobie wodę butelkowaną. To branża, w której panuje duża konkurencja, a poszczególnym producentom bardzo trudno jest się wyróżnić. Stąd braki w dostępności naszego produktu na półkach skutkują zazwyczaj tym, że klient końcowy zdecyduje się na wodę od konkurencji. Wniosek jest taki, że za spadek sprzedaży winić można słabo działającą logistykę. Tego problemu łatwo uniknąć, wybierając doświadczanego operatora, który potrafi świadczyć usługę na najwyższym poziomie. W jaki sposób jednak zdefiniować „jakość” w przypadku logistyki kontraktowej?

Określenie szczegółowych cech decydujących o najwyższej jakości obsługi operatora logistycznego nie jest proste, bo różne branże mają różne wymagania. Wszystko sprowadza się jednak do tzw. OTIF (On Time In Full). Istotą sprawnego działania logistyki w przedsiębiorstwie jest dostarczanie towarów na czas i w takim wymiarze, jaki został zlecony.