Outsourcing usług transportowych – czym jest, jakie ma zalety?

Transport jest jednym z kluczowych elementów sprawnie działającego łańcucha dostaw. Jednocześnie organizacja własnych przewozów wymaga odpowiednich zasobów, pracowników, pojazdów, systemów, wiedzy operacyjnej oraz ciągłego reagowania na zmieniające się potrzeby przedsiębiorstwa. Z tego względu wiele firm decyduje się na outsourcing usług transportowych, powierzając organizację części lub całości transportu wyspecjalizowanemu partnerowi zewnętrznemu.

Takie rozwiązanie może ograniczyć konieczność utrzymywania własnego zaplecza transportowego, zwiększyć elastyczność przedsiębiorstwa i pozwolić skupić zasoby na podstawowej działalności firmy. Outsourcing transportu nie jest jednak rozwiązaniem, które powinno być wdrażane bez wcześniejszej analizy.

Jak działa outsourcing usług transportowych, jakie ma zalety i wady oraz kiedy warto rozważyć współpracę z zewnętrznym operatorem?

Czym jest outsourcing usług transportowych?

Outsourcing usług transportowych polega na przekazaniu zewnętrznemu operatorowi realizacji określonych procesów związanych z przewozem towarów.

Zakres współpracy może być bardzo różny. Firma może zlecić przewoźnikowi pojedyncze transporty, obsługę konkretnych kierunków albo zdecydować się na znacznie szerszą współpracę obejmującą znaczną część swoich potrzeb transportowych.

W praktyce przedsiębiorstwo nie musi więc samodzielnie budować wszystkich kompetencji i zasobów potrzebnych do realizacji transportu. Korzysta z infrastruktury, doświadczenia oraz zaplecza wyspecjalizowanego partnera.

Outsourcing może obejmować między innymi:

• transport krajowy,
• transport międzynarodowy,
• transport całopojazdowy,
• organizację przewozów na określonych trasach,
• obsługę regularnych dostaw,
• transport produktów wymagających odpowiednich warunków przewozu,
• transport w kontrolowanej temperaturze,
• transport morski,
• koordynację różnych etapów procesu transportowego,
• wsparcie spedycyjne i operacyjne.

Skala outsourcingu powinna wynikać przede wszystkim z modelu działalności przedsiębiorstwa, struktury jego łańcucha dostaw oraz charakterystyki przewożonych produktów.

Na czym polega outsourcing transportu w praktyce?

Model outsourcingowy pozwala rozdzielić odpowiedzialność pomiędzy przedsiębiorstwo produkujące lub sprzedające towar a partnera specjalizującego się w jego przemieszczaniu.

Firma określa między innymi:

co ma zostać przewiezione → skąd → dokąd → kiedy → w jakich warunkach, a operator transportowy odpowiada za realizację uzgodnionego zakresu usługi.

Przy bardziej rozbudowanej współpracy outsourcing może oznaczać nie tylko wykonanie konkretnego przewozu, ale również stałą obsługę potrzeb transportowych przedsiębiorstwa.

To istotna różnica.

Zakup pojedynczej usługi transportowej jest rozwiązaniem operacyjnym. Outsourcing transportu może natomiast stać się elementem długoterminowego modelu działania przedsiębiorstwa i całego jego łańcucha dostaw.

Dlaczego firmy decydują się na outsourcing usług transportowych?

Utrzymywanie własnego transportu oznacza znacznie więcej niż zakup samochodów ciężarowych.

Przedsiębiorstwo musi uwzględnić m.in.:

• zakup lub finansowanie floty,
• zatrudnienie kierowców,
• serwisowanie pojazdów,
• ubezpieczenia,
• organizację pracy,
• zarządzanie dostępnością floty,
• koszty paliwa,
• planowanie tras,
• obsługę dokumentacji,
• reagowanie na awarie i nieprzewidziane sytuacje,
• konieczność dostosowywania możliwości transportowych do zmieniającego się wolumenu.

Dla przedsiębiorstw, których podstawową działalnością jest produkcja, handel lub dystrybucja, budowanie wszystkich tych kompetencji wewnętrznie nie zawsze jest uzasadnione.

Alternatywą staje się zewnętrzna obsługa transportowa, dzięki której firma może korzystać z zasobów operatora logistycznego zamiast tworzyć je od podstaw.

Outsourcing usług transportowych – zalety

Decyzja o przekazaniu transportu zewnętrznemu partnerowi może przynieść przedsiębiorstwu szereg korzyści. Ich znaczenie będzie jednak różne w zależności od skali działalności oraz organizacji łańcucha dostaw.

1. Brak konieczności budowania własnej floty

Jedną z najbardziej oczywistych zalet outsourcingu transportu jest możliwość realizowania przewozów bez konieczności inwestowania we własny tabor.

Zakup ciągników, naczep i pozostałego wyposażenia oznacza istotne zaangażowanie kapitału oraz późniejsze koszty związane z utrzymaniem floty.

W modelu outsourcingowym przedsiębiorstwo korzysta natomiast z zasobów operatora transportowego.

Pozwala to przeznaczyć własny kapitał na inwestycje bezpośrednio związane z podstawową działalnością firmy.

2. Większa elastyczność operacyjna

Zapotrzebowanie na transport często nie jest stałe.

Może zmieniać się w zależności od:

• sezonu,
• poziomu sprzedaży,
• liczby zamówień,
• uruchamiania nowych rynków,
• promocji,
• zmian produkcyjnych,
• pozyskania dużego kontraktu.

Własna flota ma określoną pojemność. Jeżeli zapotrzebowanie gwałtownie rośnie, przedsiębiorstwo musi zwiększyć swoje zasoby. Jeśli natomiast liczba przewozów spada, część pojazdów może pozostawać niewykorzystana.

Outsourcing usług transportowych pozwala łatwiej dopasowywać skalę obsługi do aktualnych potrzeb biznesu.

3. Dostęp do doświadczenia operatora transportowego

Transport krajowy i międzynarodowy wymaga specjalistycznej wiedzy, organizacji oraz doświadczenia.

Współpraca z wyspecjalizowanym operatorem umożliwia wykorzystanie kompetencji zespołu, który na co dzień zajmuje się organizacją przewozów.

Ma to szczególne znaczenie w bardziej wymagających modelach transportowych, obejmujących przykładowo różne kraje, określone okna dostaw czy towary wymagające konkretnych warunków przewozu.

4. Możliwość koncentracji na podstawowej działalności

Dla producenta najważniejsza może być produkcja.

Dla sklepu – sprzedaż.

Dla dystrybutora – rozwój sieci odbiorców.

Transport jest w takich przypadkach niezbędnym elementem działalności, ale niekoniecznie obszarem, w którym przedsiębiorstwo chce rozwijać własne kompetencje.

Powierzenie części procesów zewnętrznemu partnerowi pozwala skoncentrować zasoby organizacyjne na tych działaniach, które są najważniejsze z punktu widzenia rozwoju firmy.

5. Ograniczenie części kosztów stałych

Własny transport generuje koszty niezależnie od tego, czy flota jest wykorzystywana w pełni.

Outsourcing może zmienić strukturę części wydatków związanych z transportem. Zamiast utrzymywać wszystkie zasoby wewnętrznie, firma płaci za ustalony zakres realizowanych usług.

Nie oznacza to automatycznie, że outsourcing zawsze będzie tańszy.

Pozwala jednak ograniczyć część kosztów związanych z posiadaniem i utrzymywaniem własnego zaplecza transportowego.

6. Łatwiejsza obsługa różnych rodzajów transportu

Potrzeby przedsiębiorstwa mogą zmieniać się wraz z jego rozwojem.

Firma korzystająca dotychczas wyłącznie z przewozów drogowych może rozpocząć import lub eksport wymagający wykorzystania transportu morskiego. Inna organizacja może rozszerzyć asortyment o produkty, dla których konieczne jest utrzymanie odpowiedniej temperatury.

Współpraca z operatorem oferującym różne rozwiązania transportowe może ograniczyć konieczność poszukiwania nowego dostawcy przy każdej zmianie modelu logistycznego.

W OMEGA Pilzno dostępne są między innymi rozwiązania obejmujące transport drogowy, transport morski oraz transport w temperaturze kontrolowanej.

7. Możliwość skalowania działalności

Rozwój sprzedaży często oznacza jednocześnie wzrost liczby dostaw.

Firma wchodząca na nowe rynki nie zawsze chce od razu inwestować we własną flotę, zatrudniać kolejnych kierowców i rozbudowywać dział transportu.

Outsourcing może ułatwić stopniowe zwiększanie skali operacji transportowych wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa.

Jakie są potencjalne wady outsourcingu usług transportowych?

Outsourcing transportu ma wiele zalet, ale powinien być decyzją biznesową opartą na analizie, a nie wyłącznie na dążeniu do obniżenia kosztów.

Najważniejsze potencjalne ograniczenia dotyczą przede wszystkim sposobu organizacji współpracy.

1. Mniejsza bezpośrednia kontrola nad realizacją transportu

W przypadku własnej floty firma posiada pełną kontrolę nad pojazdami oraz personelem.

Przy outsourcingu część procesów zostaje przekazana partnerowi zewnętrznemu. Tym ważniejsze stają się:

• jasno określone zasady współpracy,
• standardy obsługi,
• sprawna komunikacja,
• właściwy przepływ informacji,
• odpowiednio zdefiniowana odpowiedzialność.

Dlatego wybór operatora nie powinien opierać się wyłącznie na cenie przewozu.

2. Uzależnienie części procesów od zewnętrznego partnera

Im większy zakres outsourcingu, tym większą rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa odgrywa operator transportowy.

Problemy po jego stronie mogą wpływać na kolejne elementy łańcucha dostaw.

Z tego powodu szczególnego znaczenia nabiera stabilność partnera, dostępność odpowiednich zasobów oraz możliwość obsługi potrzeb klienta również w okresach zwiększonego zapotrzebowania.

3. Konieczność integracji procesów i komunikacji

Samo podpisanie umowy z firmą transportową nie rozwiązuje wszystkich problemów.

Efektywna współpraca wymaga odpowiedniego przepływu danych dotyczących zamówień, terminów, miejsc załadunku, miejsc dostaw oraz wymagań związanych z konkretnym towarem.

Im bardziej skomplikowany łańcuch dostaw, tym większe znaczenie ma właściwe zaprojektowanie procesu współpracy.

4. Outsourcing nie zawsze oznacza najniższą możliwą cenę

Cena jednostkowego przewozu nie powinna być jedynym kryterium oceny outsourcingu.

Warto porównywać całkowity koszt funkcjonowania własnego transportu z kosztem współpracy z operatorem.

W przypadku własnej floty należy uwzględnić nie tylko paliwo i wynagrodzenie kierowcy, ale również koszt pojazdu, finansowania, serwisu, ubezpieczenia, administracji, przestojów oraz zarządzania transportem.

Dopiero takie porównanie pozwala realnie ocenić opłacalność obu modeli.

Outsourcing transportu czy własna flota?

Nie istnieje jeden model odpowiedni dla każdego przedsiębiorstwa.

Własny transport może być uzasadniony w firmach posiadających bardzo stabilne, przewidywalne i regularne potrzeby przewozowe, które są w stanie zapewnić wysokie wykorzystanie posiadanych zasobów.

Outsourcing transportu może być szczególnie interesujący wtedy, gdy:

• wolumen przewozów jest zmienny,
• firma szybko się rozwija,
• przedsiębiorstwo wchodzi na nowe rynki,
• występuje sezonowość sprzedaży,
• przewozy wymagają specjalistycznego sprzętu,
• firma nie chce inwestować w rozbudowę własnej floty,
• transport nie jest podstawowym obszarem działalności przedsiębiorstwa.

Możliwe jest również rozwiązanie hybrydowe.

Przedsiębiorstwo może utrzymywać własny transport dla części kluczowych tras, a pozostałe przewozy przekazywać zewnętrznemu operatorowi.

Outsourcing transportu w różnych branżach

Model transportowy zawsze powinien być dopasowany do specyfiki produktu oraz sposobu funkcjonowania danego przedsiębiorstwa.

Inne wymagania może mieć producent części samochodowych, inne firma z sektora spożywczego, a jeszcze inne przedsiębiorstwo zajmujące się produkcją mebli.

Branża automotive

W sektorze automotive szczególne znaczenie może mieć precyzyjna organizacja dostaw oraz ich dopasowanie do harmonogramów produkcyjnych.

Branża spożywcza

Produkty spożywcze mogą wymagać zachowania określonych warunków transportowych i wysokich standardów bezpieczeństwa.

OMEGA Pilzno obsługuje między innymi przedsiębiorstwa działające w branży mięsnej oraz owocowo-warzywnej.

Branża budowlana

W przypadku branży budowlanej znaczenie mają m.in. specyfika przewożonych materiałów oraz odpowiednia organizacja dostaw do odbiorców.

Branża meblarska

Transport produktów z branży meblarskiej wymaga dostosowania procesu przewozowego do charakterystyki i gabarytów ładunku.

To pokazuje, dlaczego outsourcingu transportu nie należy sprowadzać wyłącznie do znalezienia samochodu i ustalenia ceny za kilometr. Usługa powinna być dopasowana do całego procesu biznesowego klienta.

Jak wybrać firmę do outsourcingu usług transportowych?

Wybór partnera transportowego ma bezpośredni wpływ na funkcjonowanie łańcucha dostaw, dlatego warto analizować znacznie więcej niż sam cennik.

Zakres dostępnych usług

Warto sprawdzić, czy operator jest w stanie obsłużyć nie tylko aktualne potrzeby firmy, ale również te, które mogą pojawić się wraz z jej rozwojem.

Możliwość połączenia transportu drogowego z transportem morskim lub rozwiązaniami specjalistycznymi może mieć znaczenie szczególnie dla firm rozwijających sprzedaż międzynarodową.

Doświadczenie w konkretnej branży

Operator znający specyfikę danego sektora łatwiej rozumie wymagania związane z przewożonym towarem oraz funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.

Zaplecze operacyjne

Należy również ocenić zasoby, którymi dysponuje potencjalny partner oraz jego zdolność do obsługi przewozów w wymaganej skali.

Standardy bezpieczeństwa

W przypadku transportu niektórych grup produktów szczególnie istotne są procedury związane z bezpieczeństwem i jakością.

W OMEGA Pilzno stosowane standardy potwierdzają między innymi certyfikaty ISO 45001:2018, ISO 14001:2015, ISO 22000:2018, HACCP oraz IFS Logistics.

Możliwość długoterminowej współpracy

Przy outsourcingu większej części transportu warto patrzeć na operatora nie tylko jako wykonawcę pojedynczej usługi, ale jako partnera uczestniczącego w ważnym fragmencie łańcucha dostaw przedsiębiorstwa.

Czy outsourcing transportu pozwala obniżyć koszty?

Może, ale redukcja kosztów nie powinna być traktowana jako automatyczny rezultat outsourcingu.

Znacznie lepszym podejściem jest porównanie całkowitych kosztów obu modeli.

W przypadku własnego transportu przedsiębiorstwo powinno uwzględnić:

flotę + finansowanie + kierowców + paliwo + serwis + ubezpieczenia + administrację + zarządzanie + niewykorzystane zasoby + ryzyko przestojów.

Dopiero tak wyliczony koszt można porównywać z kosztem zewnętrznej obsługi transportowej.

W części przedsiębiorstw główną korzyścią outsourcingu nie będzie nawet bezpośrednie obniżenie ceny transportu, lecz większa elastyczność, ograniczenie koniecznych inwestycji i możliwość skupienia własnych zasobów na podstawowej działalności.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o outsourcing usług transportowych

Co to jest outsourcing usług transportowych?

Outsourcing usług transportowych polega na przekazaniu zewnętrznemu operatorowi realizacji części lub całości procesów związanych z przewozem towarów. Może obejmować zarówno pojedyncze transporty, jak i stałą obsługę potrzeb transportowych przedsiębiorstwa.

Jakie są najważniejsze zalety outsourcingu transportu?

Do najważniejszych zalet należą możliwość ograniczenia inwestycji we własną flotę, większa elastyczność operacyjna, dostęp do doświadczenia operatora, możliwość skalowania transportu oraz skoncentrowanie własnych zasobów na podstawowej działalności przedsiębiorstwa.

Jakie są wady outsourcingu transportowego?

Do potencjalnych wad można zaliczyć mniejszą bezpośrednią kontrolę nad realizacją przewozów oraz zależność części procesów przedsiębiorstwa od zewnętrznego partnera. Ryzyka te można ograniczać poprzez odpowiedni wybór operatora, ustalenie standardów współpracy i sprawny przepływ informacji.

Czy outsourcing transportu jest tańszy niż własna flota?

Nie w każdym przypadku. Opłacalność zależy między innymi od liczby przewozów, poziomu wykorzystania własnej floty, rodzaju transportowanych produktów i kosztów utrzymywania wewnętrznych zasobów. Dlatego należy porównywać całkowite koszty obu modeli, a nie tylko cenę pojedynczego przewozu.

Kiedy warto zdecydować się na outsourcing transportu?

Outsourcing warto rozważyć szczególnie przy szybko rosnącym lub zmiennym wolumenie przewozów, ekspansji zagranicznej, sezonowości sprzedaży, braku własnej infrastruktury transportowej albo konieczności korzystania ze specjalistycznych rozwiązań przewozowych.

Czy można zlecić tylko część transportu zewnętrznej firmie?

Tak. Outsourcing nie musi oznaczać całkowitej rezygnacji z własnego transportu. Firma może korzystać z modelu hybrydowego, zachowując własną flotę na wybranych kierunkach, a pozostałe przewozy powierzając operatorowi zewnętrznemu.

Jakie rodzaje transportu można outsourcować?

W zależności od możliwości operatora outsourcing może obejmować między innymi transport drogowy krajowy i międzynarodowy, transport morski, przewozy całopojazdowe oraz transport produktów wymagających kontrolowanej temperatury.