Przeniesienie obsługi logistycznej do nowego magazynu

Podjęcie decyzji o rezygnacji z własnego magazynu lub o zwyczajnej zmianie lokalizacji dotychczasowego miejsca składowania wyrobów nie jest proste. Głównie dlatego, że bez odpowiednich przygotowań może zaowocować szeregiem trudności na poziomie operacyjnym. Jak optymalnie przygotować nasze procesy do współdziałania z operatorem logistycznym? W trakcie przeniesienie obsługi logistycznej do nowego magazynu trzeba pamiętać o kilku ważnych kwestiach.

Choć prowadzenie własnego magazynu jest dużym kosztem dodatkowym dla firmy produkcyjnej, niektóre przedsiębiorstwa decydują się go ponosić. Problem zaczyna się jednak, gdy postępujący rozwój działalności sprawi, że wyroby czy materiały do produkcji przestają mieścić się w dostępnej powierzchni, a wydatków związanych z obsługą obiektu (wypłaty pracowników, ubezpieczenia, amortyzacja sprzętu) nie uda się już racjonalnie zbilansować. Wtedy zapada decyzja o przeniesieniu obsługi logistycznej do operatora. Proces ten nie może być jednak przeprowadzony spontanicznie i bez odpowiednich przygotowań.

Operator logistyczny zwykle o wiele lepiej potrafi zorganizować składowanie i przepływ towarów niż statystyczna firma produkcyjna. Zależy mu również na rozwoju klientów, do którego chce się przyczyniać choćby poprzez realizację odpowiednich, kluczowych wskaźników efektywności (KPI) takich, jak terminowość czy zgodność zapasów. Nie uda się jednak tego dokonać, bez otrzymania odpowiedniego zestawu informacji jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. O jakie dane chodzi?

Wiedza tajemna o procesach i produkcie

Wypada zacząć od stwierdzenia, że operator logistyczny – w wielu przypadkach – ma ograniczoną wiedzę o produkcie swojego przyszłego klienta. Z uwagi na to przy przeniesieniu się do nowego magazynu trzeba mieć pełną świadomość, że bez przekazania kompletu danych operatorowi, płynność procesów może nie spełniać oczekiwań. W tym przypadku najważniejsze wydają się informacje o produktach i komponentach, a także o wymaganiach dotyczących procesów.

Wiedza o produkcie

Bez szczegółowej znajomości towaru, który ma spływać do magazynu, operator nie jest w stanie właściwie go rozpoznać i „obsłużyć” w ramach ustalonych procesów. By umożliwić podwykonawcy świadczenie usługi na najwyższym poziomie, klient musi zapewnić przekazanie pełnej wiedzy o swoich produktach, a jeśli to niemożliwe, to kluczem jest odpowiedni system identyfikacji towaru. Najlepiej sprawdzają się etykiety logistyczne w formacie GS 1, który zawiera wszystkie potrzebne informacje i pozwala na błyskawiczne rozpoznanie produktu.

Choć samo magazynowanie towarów jest już w obszarze specjalizacji operatora logistycznego, to musi on posiadać również pełną wiedzę dotyczącą specjalnych warunków przechowywania, jeśli takie występują. Może odnosić się to do dopuszczalnego poziomu wilgotności, właściwej temperatury czy otoczenia towaru.

Wiedza o procesach

Zwykle operatorzy magazynów mają w swojej ofercie ustandaryzowaną obsługę operacji logistycznych, która może mieć pewną wartość uniwersalną, jednak nie będzie idealnym rozwiązaniem dla klienta o konkretnych potrzebach. Jeśli takie potrzeby występują, należy je wyraźnie zaznaczyć i sprecyzować, co pomoże operatorowi w dostrojeniu procesów pod wymagania klienta. Istotne w tym obszarze są: sposób przyjęcia towaru i towarzyszące mu czynności oraz sposób jego wydania, na który składać się będą określone zadania pracowników magazynu. Sparametryzowanie procesów oraz ich dokładne opisanie są w tym obszarze kluczowe.

Umożliwienie optymalnej wyceny współpracy

Przekazanie kompletnej wiedzy o produkcie i procesach jest nie tylko gwarancją płynnego scedowania zadań wewnętrznego działu logistyki na operatora, to również warunek właściwej wyceny usług. Wycena opiera się bowiem właśnie na wiedzy, a im bardziej szczegółowe informacje trafią do operatora, tym precyzyjniej będzie można określić koszty związane z magazynowaniem towarów i wszystkim, co się z tym wiąże. Wyjaśnijmy to na przykładzie:

Powyżej zobrazowano proces wydania towaru z magazynu. Pracownik podjeżdża do regału, zdejmuje paletę, skanuje ją, nakleja etykietę zbiorczą, odkłada ją na rampie, by na końcu załadować ją na naczepę pojazdu ciężarowego. Proces ten zajmuje 5 minut. Jest opisany etapowo, zawiera określone kroki (A, B, C, D, E, F) i można go łatwo sparametryzować i wycenić. Umawiając się na realizację takiego procesu z operatorem logistycznym mamy pewność, że nic nas nie zaskoczy. Jednakże, jeśli w tym procesie nie może być zamknięte 100% wydań naszego towaru, bo część z nich musi podlegać innej procedurze, to operator logistyczny musi o tym wiedzieć już na etapie wyceny.

Wyobraźmy sobie zatem inny proces wydania towaru (zobrazowany powyżej). Pracownik magazynu podjeżdża do regału, zdejmuje z niego paletę, rozpakowuje ją, dodaje pojedynczą etykietę na każdy produkt z palet, potem przekłada towar na inną paletę, zabezpiecza go, zawozi pod rampę i ładuje na naczepę. Z pięciu kroków robi nam się ich o wiele więcej, a początkowe 5 minut zamienia się w pół godziny. Do tego pracownik musi przerzucić ważący wiele kilogramów towar i dokładnie zabezpieczyć go na innej palecie. Obie te usługi nie mogą mieć identycznej wyceny.

O czym jeszcze pamiętać podczas przeniesienia obsługi logistycznej?

Pozostałe kwestie, które należy brać pod uwagę przy przeniesieniu magazynu do operatora sprowadzają się do odpowiedniego skorelowania usług dodatkowych. Jeśli korzystamy z przewoźnika, który ma problemy ze skrupulatnym dotrzymywaniem terminów awizacji, to powinniśmy zastanowić się nad jego zmianą lub przeniesieniu transportu do operatora logistycznego, który oferuje usługi łączone (transport, logistykę magazynową i spedycję w jednym miejscu).

Transport i logistyka w jednym miejscu – skontaktuj się z Omegą Pilzno.

Kolejną ważną kwestią jest integracja systemowa. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, czy w ogóle chcemy łączyć nasze systemy z operatorem logistycznym. Jest to rekomendowane działanie, bo pozwala na uniknięcie niepotrzebnych błędów i sprawniejsze realizowanie usług, ale wymaga ono szczególnych nakładów pracy. Automatyzacja procesów logistycznych musi być oparta bowiem o system, który nie generuje błędów. Temat integracji systemu WMS jest jednak na tyle szeroki, że jego rozwinięcie wymaga osobnego artykułu: Integracja z WMS.