Rejestracja delegacji kierowców w systemie IMI

System IMI to kluczowe narzędzie dla firm transportowych realizujących przewozy międzynarodowe w Unii Europejskiej. Pierwotnie zaprojektowany do usprawniania komunikacji między organami administracyjnymi, dziś obejmuje m.in. zgłaszanie delegowania kierowców. W artykule wyjaśniamy, czym jest IMI, jak ewoluował, jakie operacje transportowe wymagają zgłoszenia, kto odpowiada za zgłoszenia i jakie są zasady kontroli – zarówno drogowej, jak i systemowej.

 

Czym jest system IMI?

System Wymiany Informacji na Rynku Wewnętrznym (IMI) został uruchomiony przez Komisję Europejską w 2008 roku. Jego celem było ułatwienie współpracy między instytucjami państw członkowskich UE. W założeniu miał wspierać jednolity rynek europejski, szczególnie w takich obszarach jak uznawanie kwalifikacji zawodowych, nadzór nad przestrzeganiem regulacji unijnych czy transgraniczne świadczenie usług.

Początkowo IMI pozwalał jedynie na weryfikację kwalifikacji zawodowych pracowników spoza danego kraju. W kolejnych latach system był rozbudowywany – na przykład od 2009 roku umożliwia sprawdzanie danych o spółkach świadczących usługi w innych krajach UE. Obecnie IMI obsługuje aż 95 procedur w 19 obszarach polityki.

Przełomowym momentem dla branży transportowej było rozszerzenie funkcjonalności IMI o moduł zgłaszania delegowania kierowców, co wprowadzono w ramach pakietu mobilności obowiązującego od 2022 roku. Od tego czasu system stał się obowiązkowym narzędziem dla firm transportowych wykonujących kabotaż lub przewozy cross-trade.

 

Co podlega zgłoszeniu, a co nie?

Nie wszystkie operacje transportowe wymagają zgłoszenia w systemie IMI. Oto kluczowe zasady:

 

  • Kabotaż – operacje transportowe realizowane w całości na terenie innego państwa członkowskiego niż kraj siedziby przewoźnika, np. transport ładunku na trasie Berlin–Monachium przez polską firmę.
  • Cross-trade – przewozy między dwoma państwami, z których żadne nie jest krajem macierzystym przewoźnika, np. transport towarów z Francji do Włoch przez polskiego przewoźnika.

 

Nie podlegają zgłoszeniu:

  • Przewozy bilateralne – transport między krajem rejestracji siedziby firmy a innym krajem UE, np. przewóz z Polski do Niemiec.
  • Tranzyt – przejazd przez kraj bez załadunku lub rozładunku, np. transport z Polski  do Francji przez Niemcy – w takim przypadku Niemcy będą jedynie krajem tranzytowym.

 

Warto pamiętać, że kierowcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie muszą być zgłaszani, o ile posiadają własną licencję transportową i wykonują przewozy na własny rachunek

 

Kto, gdzie i kiedy rejestruje delegowanie kierowcy w IMI?

Zgłoszenie delegowania kierowcy to obowiązek, który spoczywa na przewoźniku, a nie na samym kierowcy. W praktyce oznacza to, że odpowiedzialność za dopełnienie formalności leży po stronie firmy transportowej, która posiada odpowiednią licencję na wykonywanie przewozów. To przewoźnik musi zadbać, by każdy delegowany kierowca został poprawnie zarejestrowany w systemie.

 

Proces zgłaszania odbywa się za pośrednictwem specjalnej platformy dostępnej pod adresem www.postingdeclaration.eu. Dla osób, które chcą przećwiczyć wypełnianie formularzy bez ryzyka wysłania zgłoszenia, stworzono wersję treningową portalu. Znajduje się ona pod adresem www.postingdeclaration-training.eu. Taka opcja pozwala przewoźnikom zapoznać się z wymaganiami systemu oraz sprawdzić, jakie dane są potrzebne, zanim dokonają faktycznego zgłoszenia.

 

Ważne jest, by pamiętać, że każde zgłoszenie dotyczy wyłącznie jednego kierowcy. Jeżeli planujemy delegowanie tego samego pracownika do kilku różnych państw, każde z tych zadań wymaga oddzielnego zgłoszenia. Co więcej, okres ważności jednego zgłoszenia jest ograniczony do maksymalnie sześciu miesięcy, dlatego przewoźnicy muszą regularnie monitorować daty i aktualizować dane w systemie, aby uniknąć naruszenia przepisów.

 

Kontrola zgłoszeń w IMI – jak to działa?

Zgłoszenia dokonywane w systemie IMI są monitorowane na dwa sposoby: poprzez kontrolę drogową oraz kontrolę systemową. Oba te mechanizmy mają na celu zapewnienie, że przewozy realizowane w warunkach określonych przez pakiet mobilności odbywają się zgodnie z przepisami.

 

Kontrola drogowa

Podczas kontroli drogowej kierowca jest zobowiązany do przedstawienia kopii zgłoszenia delegowania. Może to być zarówno wersja papierowa, jak i elektroniczna, np. na urządzeniu mobilnym. Zgłoszenie w systemie IMI generuje unikalny kod QR, który umożliwia organom kontrolnym szybki dostęp do wszystkich istotnych informacji. Skanując kod, służby mogą natychmiast zweryfikować dane dotyczące przewoźnika, kierowcy, pojazdu oraz szczegółów przewozu, takich jak trasa czy rodzaj operacji transportowej.

Brak kopii zgłoszenia przy kierowcy lub błędy w podanych danych mogą prowadzić do nałożenia kary na firmę transportową. Dlatego niezwykle ważne jest, by dokumentacja była kompletna i zawsze dostępna podczas realizacji przewozów objętych obowiązkiem zgłoszenia.

 

Kontrola systemowa

Oprócz kontroli drogowych zgłoszenia mogą być również weryfikowane w systemie IMI na drodze elektronicznej. W takich przypadkach organ kontrolujący wszczyna procedurę inspekcji i powiadamia o tym przewoźnika. Informacja o rozpoczęciu kontroli pojawia się w systemie IMI, a przewoźnik jest zobowiązany do dostarczenia odpowiednich dokumentów. Może to obejmować m.in. ewidencję czasu pracy kierowców, potwierdzenie wypłaty wynagrodzeń, dokumenty dotyczące trasy przewozu lub inne wymagane dane.

 

Kontrola systemowa jest szczególnie przydatna w przypadku bardziej złożonych inspekcji, gdzie analiza pełnej dokumentacji przewoźnika jest niezbędna do oceny zgodności działań z przepisami. W przeciwieństwie do kontroli drogowej proces ten nie odbywa się natychmiast, co daje przewoźnikowi czas na przygotowanie i dostarczenie wymaganych informacji.

 

W obu przypadkach celem jest zapewnienie, że przewoźnicy przestrzegają przepisów dotyczących delegowania kierowców oraz pakietu mobilności.

 

Podsumowanie

System IMI jest istotnym narzędziem, które umożliwia zgodne z przepisami realizowanie przewozów międzynarodowych. Choć może wydawać się skomplikowany, znajomość zasad zgłaszania kierowców, procedur kontrolnych i obowiązkowej dokumentacji pozwala uniknąć problemów oraz kar finansowych, które mogą różnić się w zależności od kraju członkowskiego.

 

Wykorzystaj system IMI zgodnie z przepisami, aby Twoje operacje transportowe przebiegały sprawnie i bez zakłóceń. Więcej informacji o delegowaniu kierowców w UE z wykorzystaniem systemu IMI, przygotowaliśmy w odcinku CplusE Omega Pilzno videoblog:

 

 

Powrót do wszystkich artykułów