Skuteczne strategie organizacji przetargów w logistyce

Właściwa organizacja przetargu jest kluczem do uzyskania najwyższej jakości obsługi w możliwie najkorzystniejszej cenie. Jest to jednak złożona procedura, która wymaga precyzyjnego planowania. Jak zorganizować efektywny przetarg w logistyce?

Logistyka, będąca kluczowym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, wymaga skrupulatnego zarządzania i planowania. Wybór odpowiedniego dostawcy usług z tego obszaru może znacząco wpłynąć na efektywność operacyjną, koszty i jakość usług. Jednym z najbardziej efektywnych sposobów wyboru takiego dostawcy jest przetarg.

Dlaczego przetarg w logistyce jest dobrym rozwiązaniem?

Przetargi, choć są złożonym procesem, umożliwiają organizacjom uzyskanie korzystnych warunków współpracy, zbalansowanie kosztów i jakości, a także zapewnienie transparentności i uczciwej konkurencji. Zorganizowanie przetargu na usługi logistyczne to nie tylko kwestia wyboru najtańszej oferty – to proces, który wymaga dokładnej analizy, głębokiego zrozumienia własnych potrzeb i rzetelnego podejścia do oceny potencjalnych dostawców.

WAŻNE: Należy podkreślić, że omawiane dziś przetargi prowadzone są przez organizacje prywatne, co oznacza brak formalnych norm i regulacji, takich jak te dotyczące przetargów publicznych. Powoduje to, że każdy przetarg związany z usługami logistycznymi jest unikalny.

Warto zwrócić uwagę na to, że od jakości zorganizowanej przez nas procedury przetargowej zależy jej wynik, czyli wyłonienie najlepszego Partnera, który wykona powierzone mu zadania w optymalnej cenie. Przetargi mają wiele zalet. Przede wszystkim oszczędzają czas podmiotu, który taki przetarg organizuje. Wystarczy sobie uświadomić, że procesy przetargowe organizowane przez największe firmy w kontekście usług transportowych potrafią przyciągnąć nawet kilkaset podmiotów z branży TSL, które w nich startują. Taka skala sprawia, że dużej organizacji o wiele łatwiej przeprowadzić przetarg niż powoływać do życia rozbudowany zespół ekspertów, który zajmie się kontaktowaniem z setkami potencjalnych podwykonawców.

Należy jednak zauważyć, że duże przetargi na usługi z obszaru logistyki magazynowej mają nieco inną charakterystykę. Chodzi głównie o to, że w transporcie powszechne są roczne kontrakty, czyli dana firma w zasadzie co roku organizuje przetarg. W magazynach dominują 3 a nawet 5 letnie umowy, więc te przetargi są organizowane o wiele rzadziej i jest ich mniej.

O czym pamiętać organizując przetarg?

Organizując pretargi w logistyce należy skupić się na trzech obszarach, które poprawne przeprowadzenie pozwoli nam na osiągnięcie najlepszych możliwych wyników.

Określ szczegółowo ramy czasowe trwania przetargu

Przestrzeganie ram czasowych jest kluczowe dla udanego przetargu. Istotne jest to, że operatorzy biorą udział w wielu przetargach równocześnie, co wymaga od nich dobrze zaplanowanej pracy. Dlatego też muszą mieć pewność, jak dużo czasu mają do dyspozycji. Równie ważne jest precyzyjne określenie okresu rozpoczęcia współpracy. Czynniki takie jak sezon mogą mieć istotne znaczenie, na przykład w kontekście dostępności środków transportu.

Utrzymuj kontakt z potencjalnym wykonawcą – dawaj mu „feedback”

Ten obszar może być wyzwaniem, bo im większy klient – czyli organizator przetargu – i im więcej jest uczestników całego procesu, tym więcej będzie dostawał maili czy odbierał telefonów. Sprzężenie zwrotne i pewne bieżące uzupełnienia informacji są jednak często kluczowe dla operatora. I warto podejmować ten trud.

Przekaż kompletne i szczegółowe informacje na temat zlecenia!

Dostarczenie potencjalnym partnerom pełnego zestawu danych umożliwia stworzenie realistycznej oferty, dostosowanej do rzeczywistych potrzeb. Przewoźnik lub operator logistyczny, mając pełną wiedzę na temat wymagań, może wtedy przygotować dokładną wycenę. Pełne informacje pomagają dostosować ofertę do konkretnego klienta i przetargu, a także dokładnie oszacować koszty, które mogą być pod wpływem najdrobniejszych zmiennych.

Etapy organizacji przetargu w logistyce

Organizowanie przetargu w logistyce jest skomplikowanym procesem, który wymaga dokładnego planowania i koordynacji. Można go jednak rozpisać w krótką listę podstawowych kroków do wykonania. Oto one:

1. Zrozumienie potrzeb

Potrzebujesz transportu, magazynowania, dystrybucji, czy wszystkiego naraz? Dokładne zrozumienie własnych potrzeb pomoże Ci określić, czego szukasz od dostawców usług logistycznych.

2. Określenie wymagań

Następnie musisz określić szczegółowe wymagania przetargowe. To mogą być wymagania dotyczące jakości usług, dostępności, terminowości, certyfikatów jakości, itp.

3. Przygotowanie dokumentacji przetargowej

Dokumentacja przetargowa powinna zawierać szczegółowy opis wymagań, a także zasady i procedury przetargu oraz dokładne terminy. Powinna także zawierać formularze, które potencjalni dostawcy będą musieli wypełnić i zwrócić.

4. Ogłoszenie o przetargu

Ogłoszenie o przetargu powinno być opublikowane w miejscach, gdzie potencjalni dostawcy będą mogli je zobaczyć. To mogą być strony internetowe branżowe, gazety, czy nawet specjalistyczne portale przetargowe. Ten etap można rozbić na 3 bardziej szczegółowe kroki:

Request for Information (RFI) – w tym etapie firma prosi potencjalnych dostawców o podstawowe informacje na ich temat, takie jak ich zdolności, doświadczenie, i podstawowe oferty usług. Cel RFI to zrozumienie, które firmy mogą być potencjalnymi kandydatami do dalszych etapów przetargu. W odpowiedzi na RFI, dostawcy zazwyczaj dostarczają dokumenty firmowe, broszury usług oraz podstawowe informacje o swoich usługach.

 

Request for Proposal (RFP) – po przeprowadzeniu RFI i wyborze potencjalnych kandydatów, firma wysyła RFP do tych firm. RFP to dokument, który zawiera szczegółowe informacje na temat wymagań firmy. Chodzi również prośbę o szczegółowe propozycje od dostawców na temat tego, jak mogą spełnić te wymagania. RFP może zawierać informacje na temat cen, terminów, standardów jakości oraz innych szczegółów usług.

 

Request for Quotation (RFQ) – jest zazwyczaj używany, kiedy firma ma już jasno określone wymagania i potrzebuje konkretnych, szczegółowych ofert cenowych od dostawców. RFQ zawiera szczegółowe informacje na temat usług, które firma potrzebuje, i prosi dostawców o dostarczenie szczegółowej oferty cenowej.

 

5. Ocena ofert

Po otrzymaniu ofert, trzeba je ocenić według kryteriów określonych w dokumentacji przetargowej. To może obejmować analizę ceny, jakości usług, doświadczenia dostawcy i innych kryteriów.

6. Wybór dostawcy

Po ocenie ofert, wybierasz dostawcę, który najlepiej spełnia wymagania. Wybór powinien być dokonany na podstawie obiektywnych kryteriów, a proces powinien być transparentny i sprawiedliwy.

7. Podpisanie umowy

Po wyborze dostawcy, finalizujesz umowę zawierającą wszystkie warunki współpracy. Upewnij się, że wszystkie Twoje wymagania są jasno określone w umowie.