Przenosisz magazyn? Sprawdź o czym musisz pamiętać

Podjęcie decyzji o relokacji magazynu jest kluczowym momentem dla wielu firm, które dążą do optymalizacji swoich operacji logistycznych. Przekazanie tego procesu zewnętrznemu operatorowi otwiera nowe możliwości, ale też niesie ze sobą pewne obawy i pytania. Również dotyczące praktycznego wymiaru relokacji magazynu. O czym trzeba pamiętać? 

Przeniesienie operacji logistycznych oraz towaru z jednego magazynu do innego jest procesem złożonym i wymagającym dużej uwagi. Całą operację należy zatem bardzo dobrze przygotować. Choć największy ciężar relokacji bierze na siebie operator logistyczny, to jest przynajmniej kilka obszarów, którymi powinniśmy się zainteresować, by przedsięwzięcie zakończyło się szybko i bez problemów.

Przygotowanie szczegółowych informacji o towarze i procesach

Zanim jeszcze zaczniemy fizyczne przeniesienie do magazynu obsługiwanego przez naszego operatora logistycznego, musimy przekazać dla niego szczegółowe informacje dotyczące składowanych i procedowanych komponentów i produktów. Tak zwana baza wiedzy powinna również zawierać szczegóły związane z procesami logistycznymi, którym nasze towary poddajemy. Takie przygotowanie pozwala na uniknięcie wielu problemów i nieporozumień, co jest fundamentem dla płynnego przebiegu relokacji.

Operatora trzeba zasilić bardzo dużą ilością szczegółowych danych: SKU, indeksy produktów czy strukturę produktu na palecie. Musimy odpowiedzieć na pytania o jednostkę paletową czy sposób pakowania. Istotny jest nawet wygląd produktu. Te dane są istotne dla operatora, by mógł dostosować wszystkie procesy, a nawet tak prozaiczne kwestie jak rozlokowanie towaru po magazynie – wyjaśnia Albert Krawczyk, Contract Logistics Manager, OMEGA Pilzno.

Współpraca z operatorem logistycznym wymaga jasnego opisania naszych produktów, komponentów oraz procedur. Musimy pamiętać, że nie zna on naszego specyficznego żargonu i nie rozumie nazw lub określeń, których używamy wewnętrznie. Może to powodować nieporozumienia podczas relokacji magazynu. Przykładowo, jeśli pracownik magazynu zewnętrznego dostanie dwie palety z komponentami o tym samym indeksie, ale zorientuje się, że produkty na jednej palecie są nieco inne od tych na drugiej, to – nie mając wiedzy na temat tych komponentów – nie będzie mógł odpowiednio zareagować. Dokładne opisanie produktów i właściwe usystematyzowanie procesów logistycznych zapewnią skuteczność i bezbłędność realizacji zadań na poziomie 100%.

Wszystko na raz czy stopniowo? Jak długo trwa relokacja magazynu?

Relokacja magazynu może przybierać różne formy – od jednorazowej operacji, która może zająć parę tygodni, do stopniowej relokacji rozłożonej na dłuższy czas. Wybór metody zależy od specyfiki firmy, jej potrzeb oraz możliwości operatora logistycznego. Stopniowe przenoszenie jest jednak najczęściej rekomendowanym rozwiązaniem. Głównie ze względu na elastyczność oraz możliwość ciągłego dostosowywania procesów do zmieniających się warunków.

Przeniesienie stopniowe jest rekomendowanym rozwiązaniem ze względu na bezpieczeństwo produkcji lub sprzedaży. To najważniejszy aspekt tego procesu. Przenosząc, asortyment Klienta stopniowo możemy się z nim lepiej zapoznać. Mamy czas, żeby doskonale poznać procesy i się dobrze do nich przystosować. Jest też czas, żeby pomóc w tworzeniu dokumentacji, jeśli Klient takiej nie posiada. Dodatkowo jest to też rozwiązanie tańsze, ponieważ w czasie zapas może się „wygasić” w starym magazynie, a nowe dostawy lądują już w naszym magazynie – przekonuje Albert Krawczyk.

Komunikacja jest kluczowa

Transparentna komunikacja pomiędzy firmą a operatorem logistycznym jest niezbędna na każdym etapie relokacji. Pozwala ona na budowanie zaufania oraz efektywną reakcję na nieprzewidziane sytuacje, które mogą pojawić się w trakcie przenoszenia magazynu. Dobre relacje i współpraca z operatorem mogą również przynieść dodatkowe korzyści, takie jak ulepszenie procesów logistycznych oraz optymalizacja kosztów.

Relokacja magazynu to skomplikowany proces, wymagający dokładnego planowania i współpracy z doświadczonym operatorem logistycznym. Przygotowanie, wybór odpowiedniej metody przeniesienia oraz utrzymanie otwartej linii komunikacji są kluczowe dla sukcesu tej operacji. Ważna jest również gotowość do relokacji i zrozumienie przez firmę poziomu skomplikowania procedury. W efekcie, dzięki starannie przeprowadzonej relokacji, firma może nie tylko zwiększyć efektywność swoich operacji logistycznych, ale również skorzystać z możliwości ulepszenia i rozwijania swojej działalności.